اضغط على تشغيل للبدء · مسافة للإيقاف المؤقت · ← → للتقديم أو الإرجاع 5 ثوانٍ · C لإظهار الترجمة النصية أو إخفائها
الفصول
ما الغاية من الاجتماعات؟
تتولى «الاجتماعات» إدارة اجتماعات مجلس الإدارة والمساهمين في الشركة، من الإشعار الأول حتى سجل المحاضر. حدّد موعد الاجتماع، وأعدّ ملفه من أوراق المجلس، وانشره مع رابط فيديو، وسجّل ما يدور فيه ثم حوّله إلى محضر وقرارات، مع ربط كل سجل بالكيان الصحيح.
لمن هذه الميزة
أمناء سر الشركات وفرق خدمات الشركات
إدارة الدورة كاملة لكل كيان: الإشعار وجدول الأعمال والدعوات والمحضر والقرارات وسجل المحاضر.
الفرق القانونية الداخلية وأعضاء مجالس الإدارة
مراجعة ملف الاجتماع، والتحقق من توافقه مع النظام الأساسي والقانون، وتوقيع القرارات عبر رابط آمن.
المشكلات التي تعالجها
ملف اجتماع المجلس دون نسخ ولصق
ارفع أوراق المجلس واحصل على مسودة أولى لجدول الأعمال، إلى جانب إشعار الدعوة إلى الاجتماع بالصيغة التي يتطلبها نوعه. وأنت من يعدّل ويحسّن ويعتمد.
محضر لا يبدأ من صفحة فارغة
يسجّل مدوّن الملاحظات المكالمة أو القاعة، ويتحوّل نصه المفرَّغ إلى مسودة محضر تراجعها وتحسّنها ثم تختمها.
سجلات يسهل العثور عليها ويُعتمد عليها
تُختم المحاضر المعتمدة والقرارات المستوفية للتوقيعات وتُحفظ في سجل محاضر كل كيان، مع تتبّع التوقيعات في سجل تدقيق.
طريقة استخدام الاجتماعات
تعرض كل خطوة الشاشة الفعلية. مرّر المؤشر فوق علامة مرقّمة، أو فوق الملاحظة المقابلة لها، لمعرفة وظيفة كل عنصر تحكّم.
اختر الكيان وحدّد موعد الاجتماع
افتح «الاجتماعات» من قائمة الحساب واختر الشركة من مبدّل الكيان في الشريط الجانبي. اختر «اجتماع جديد»، ثم حدّد النوع والتاريخ والوقت والصيغة، ومن سيشارك.
- يُملأ العنوان تلقائيًا من النوع والتاريخ والوقت، ويمكنك الكتابة فوقه إن شئت.
- في اجتماعات مجلس الإدارة والمساهمين والجمعية العامة السنوية وغير العادية، يُحدَّد أعضاء مجلس إدارة الكيان ومساهموه مسبقًا.
- يحفظ «إنشاء الاجتماع» الاجتماعَ مسودةً ويفتح صفحة «نظرة عامة» الخاصة به.
على هذه الشاشة
نصيحة: استخدم «إضافة مشارك» لإضافة شخص غير مسجّل في الكيان بعد، وسيُضاف أيضًا إلى سجل الأعضاء لديك.
أضف أوراق المجلس وصُغ جدول الأعمال
ارفع أوراق المجلس في علامة تبويب «المستندات»، من جهازك أو من المستندات النظامية للكيان أو من لوحة التحكم. ثم افتح «الإشعار وجدول الأعمال» واختر «إنشاء من المستندات».
- لا تقرأ صياغة جدول الأعمال إلا الملفات التي اكتملت معالجتها. انتظر حتى يظهر على كل ملف «جاهز للمحادثة».
- يُصاغ إشعار الدعوة إلى الاجتماع مع جدول الأعمال.
- بعد الاعتماد النهائي، يمكن لمنظّم الاجتماع اختيار «ختم واعتماد» لجدول الأعمال والإشعار بتوقيع يرسمه بيده.
على هذه الشاشة
انشر الإشعار والدعوات
افتح «النشر». راجع قائمة الجاهزية، وأبقِ جدول الأعمال والإشعار مرفقَين، وألغِ تحديد من لا ينبغي مراسلته بالبريد الإلكتروني بعد. ثم اختر «النشر والدعوة».
- في الأسفل، اختر Zoom أو Google Meet لإنشاء الرابط تلقائيًا، أو الصق أي رابط اجتماع آخر.
- تُرسل تذكيرات البريد الإلكتروني قبل الاجتماع بيوم واحد وساعة واحدة و30 دقيقة و15 دقيقة؛ ألغِ تحديد ما لا تريده منها.
- تتضمن كل دعوة رابط الانضمام، وملفَي PDF لجدول الأعمال والإشعار، وملف تقويم.
على هذه الشاشة
نصيحة: أضفت شخصًا بعد النشر؟ استخدم «إرسال الدعوات»، فإعادة النشر تنشئ رابط انضمام جديدًا.
اعقد الاجتماع بحضور مدوّن الملاحظات
في اجتماع منشور عبر Zoom أو Google Meet أو Teams، ينضم مدوّن الملاحظات إلى المكالمة عند بدئها. اسمح له بالدخول من غرفة الانتظار. هل تجتمعون في قاعة؟ اختر «تسجيل هذه القاعة» في علامة تبويب «مدوّن الملاحظات» وأبقِ الصفحة مفتوحة.
- يجب إبلاغ جميع الحاضرين بأن الاجتماع قيد التسجيل.
- عند الانتهاء، يُحفظ النص المفرَّغ والحضور الذي رصده في علامة تبويب «المحضر».
- سجّل الحاضرين والغائبين ومن مُثّلوا بالوكالة في علامة تبويب «وقائع الاجتماع».
على هذه الشاشة
صُغ المحضر واعتمده
في علامة تبويب «المحضر»، اختر «استيراد النص المفرَّغ»، أو ارفع مستندًا أو تسجيلًا صوتيًا أو مرئيًا أو صورة لملاحظات مكتوبة بخط اليد. ويحوّل «متابعة» ذلك إلى مسودة تراجعها.
- راجع قائمة الحضور قبل الاعتماد.
- يجعل «اعتماد وختم» المحضر للقراءة فقط ويحفظه في سجل المحاضر.
- يعيد «فك الختم» فتح المحضر مسودةً، ويُسجَّل هذا الإجراء.
على هذه الشاشة
أصدِر القرارات واحتفظ بسجل المحاضر
افتح «القرارات» واختر «صياغة قرار»، إما لجدول الأعمال كله أو قرارًا لكل بند. راجعه واعتمده نهائيًا وأرسله للتوقيع الإلكتروني.
- لا يمكن تعديل القرار إلا وهو مسودة؛ أما النص المعتمد نهائيًا فيُقفل.
- عندما يوقّع آخر الموقّعين، تتحول الحالة إلى «مكتمل» ويُحفظ القرار في سجل المحاضر.
- أجرِ مراجعة امتثال للإشعار وجدول الأعمال والقرارات قبل الاجتماع.
على هذه الشاشة
الخطوة 01 من 06
كل إمكانات الاجتماعات
المكوّنات الأساسية التي تقوم عليها الجولة التعريفية، وما يقدّمه لك كلٌّ منها.
مسودات في كل مرحلة
يبدأ جدول الأعمال والإشعار والمحضر وكل قرار مسودةً مبنية على أوراق المجلس والنص المفرَّغ. عدّلها وحسّنها بالتعليمات، ثم اعتمدها نهائيًا.
روابط الفيديو والتذكيرات
انشر مع رابط Zoom أو Google Meet يُنشأ تلقائيًا، أو الصق أي رابط آخر. وتتضمن الدعوات جدول الأعمال والإشعار وملف تقويم، وتليها التذكيرات بالبريد الإلكتروني.
مدوّن الملاحظات في المكالمة أو القاعة
ينضم إلى المكالمة أو يسجّل القاعة، ويدوّن من حضر وما قيل، ويحفظ النص المفرَّغ في «المحضر».
الحضور والتوكيلات
حدّد لكل شخص ما إذا كان حاضرًا أو غائبًا أو ممثَّلًا بالوكالة، واحفظ نموذج التوكيل الموقّع مع الاجتماع.
قرارات بالتوقيع الإلكتروني
صُغ قرارًا واحدًا لجدول الأعمال أو قرارًا لكل بند، واعتمده نهائيًا، وأرسله للتوقيع بالترتيب أو إلى الجميع في آن واحد.
مراجعة امتثال ملف الاجتماع
تحقّق من توافق الإشعار وجدول الأعمال والقرارات مع النظام الأساسي للكيان والقانون الحاكم. وهذه المراجعة ليست استشارة قانونية ولا موافقة تنظيمية.
سجل محاضر مختوم
تُحفظ المحاضر المعتمدة والقرارات المستوفية للتوقيعات لكل كيان تلقائيًا، مختومة وللقراءة فقط.
اسأل عن أوراق الاجتماع
تجيب علامة تبويب «المحادثة» عن الأسئلة استنادًا إلى المستندات المحفوظة مع الاجتماع، مع مصادر يمكنك فتحها.
نصائح لاستخدام صحيح
انتظر ظهور «جاهز للمحادثة»
لا تقرأ صياغة جدول الأعمال والمحادثة إلا الملفات التي اكتملت معالجتها. وإذا ظهر «خطأ» على ملف، فاختر «إعادة المحاولة» عليه في علامة تبويب «المستندات».
اختر المشاركين قبل الإنشاء
إذا تركت قائمة المشاركين فارغة، يُضاف كل شخص مرتبط بالكيان. واضبط قائمة المشاركين بدقة في علامة تبويب «المشاركون».
أعِد الإرسال بدل إعادة النشر
استخدم «إرسال الدعوات» لمن أُضيفوا متأخرين، فإعادة النشر تنشئ رابط انضمام جديدًا للجميع.
اختم جدول الأعمال والإشعار كلًا على حدة
لا يستطيع اختيار «ختم واعتماد» إلا منظّم الاجتماع، ويُختم كل مستند على حدة. ويقفل الختم النص، أما النسخة الموقّعة فهي ملف PDF.
قائمتا حضور
قائمة «وقائع الاجتماع» وكشف الحضور في «المحضر» منفصلان. وما يرصده مدوّن الملاحظات يذهب إلى «المحضر»، لذا راجع الاثنين.
أبقِ الصفحة مفتوحة في القاعة
يستخدم «تسجيل هذه القاعة» ميكروفون الجهاز، وإغلاق الصفحة يوقف التسجيل.
الحالات التي ستراها
كل عمل يجري في الخلفية يُظهر حالته دائمًا. إليك معنى كل تسمية.
- مسودةأُنشئ الاجتماع ولم يُنشر. ولم تُرسل أي دعوات بعد.
- مجدولمنشور: أُرسلت الدعوات، وضُبط رابط الانضمام والتذكيرات.
- قيد التنفيذبدأ مدوّن الملاحظات التسجيل. تُضبط هذه الحالة تلقائيًا.
- مكتملانتهى التسجيل وأصبح النص المفرَّغ في علامة تبويب «المحضر».
- ملغىتُضبط عبر «إلغاء الاجتماع» في صفحة «نظرة عامة». ويُحتفظ بالسجل، وحفظ أي تعديل يعيد تفعيله.
- قيد المعالجةلا تزال قراءة إحدى أوراق المجلس جارية. وتعتمد صياغة جدول الأعمال والمحادثة على الملفات الموسومة «جاهز للمحادثة».
لكل مشارك صلاحية «بلا» أو «عرض» أو «تعديل» على جدول الأعمال والمحضر والقرارات، وتُضبط في علامة تبويب «المشاركون». ويبدأ الرؤساء وأعضاء مجلس الإدارة وأمناء السر والمساهمون بصلاحية «تعديل»، والأعضاء والضيوف بصلاحية «بلا». ولا يستطيع ختم المستندات وتسجيل «وقائع الاجتماع» إلا منظّم الاجتماع.
اربط Zoom أو Google Meet ليُنشأ الرابط عند النشر. ولأي أداة أخرى (مثل Webex)، اختر «أخرى (لصق رابط)». ويمكن لمدوّن الملاحظات حضور مكالمات Zoom وGoogle Meet وTeams.
ليس تلقائيًا. تعرض «وقائع الاجتماع» عدد أعضاء مجلس الإدارة الحاضرين، ويحمل الإشعار تاريخ إصداره، وتتحقق مراجعة الامتثال من النصاب ومهل الإشعار والأغلبيات وفقًا للنظام الأساسي للكيان والقانون.
نعم. يقبل «رفع المحضر» مستندًا (Word أو PDF أو نص أو RTF أو ODT أو HTML)، أو تسجيلًا صوتيًا أو مرئيًا، أو صورة لملاحظات مكتوبة بخط اليد، ويصوغ منه سرد المحضر.
القرارات المستوفية للتوقيعات والمحاضر المعتمدة للكيان المحدد، وتُحفظ تلقائيًا مختومة وللقراءة فقط. وإعادة فتح محضر معتمد تُخرجه من السجل حتى يُعتمد مجددًا.
فقط إذا اخترت ذلك. بعد تسجيل قاعة، يمكنك تسمية المتحدثين وتحديد «تذكّر هذا الصوت»، شرط موافقة جميع المعنيين. ويمكن حذف الأصوات المحفوظة في أي وقت.
تابع الاستكشاف
ميزات ذات صلة
- أين تجدها
- قائمة الحساب ← الاجتماعات