Réunions
de la convocation au registre des procès-verbaux
Planifiez les réunions du conseil et des associés, préparez l’ordre du jour, invitez les participants, rédigez les procès-verbaux, adoptez les résolutions et tenez un registre des procès-verbaux pour chaque entité.
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Chapitres
À quoi sert Réunions
Le module Réunions gère les réunions du conseil d’administration et les assemblées d’actionnaires d’une société, de la première convocation au registre des procès-verbaux. Planifiez la réunion, constituez le dossier à partir de vos documents du conseil, publiez-le avec un lien de visioconférence, enregistrez la séance et transformez-la en procès-verbal et en résolutions, chaque document étant rattaché à la bonne entité.
Pour qui
Secrétaires de société et équipes de secrétariat juridique
Gérez tout le cycle pour chaque entité : convocation, ordre du jour, invitations, procès-verbaux, résolutions et registre des procès-verbaux.
Directions juridiques et administrateurs
Relisez le dossier, vérifiez sa conformité aux statuts et à la loi, et signez les résolutions depuis un lien sécurisé.
Les problèmes résolus
Un dossier du conseil sans copier-coller
Téléversez les documents du conseil et obtenez un premier projet d’ordre du jour, ainsi que la convocation à la réunion dans la forme qu’exige le type de réunion. Vous modifiez, affinez et approuvez.
Des procès-verbaux qui ne partent pas d’une page blanche
Le preneur de notes enregistre l’appel ou la salle. Sa transcription devient un projet de procès-verbal que vous relisez, affinez et scellez.
Des registres fiables, faciles à retrouver
Les procès-verbaux approuvés et les résolutions dûment signées sont scellés et classés dans le registre des procès-verbaux de chaque entité, avec un suivi des signatures dans une piste d’audit.
Comment utiliser Réunions
Chaque étape montre l’écran réel. Survolez un repère numéroté, ou la note correspondante, pour voir à quoi sert chaque commande.
Choisir l’entité et planifier la réunion
Ouvrez Réunions depuis le menu du compte et choisissez la société dans le sélecteur d’entité de la barre latérale. Choisissez « Nouvelle réunion », puis indiquez le type, la date, l’heure, le format et les participants.
- Le titre se remplit à partir du type, de la date et de l’heure. Vous pouvez le remplacer si vous préférez.
- Pour les réunions du conseil, les assemblées d’actionnaires, les AGA et les AGE, les administrateurs et actionnaires de l’entité sont cochés d’avance.
- « Créer la réunion » l’enregistre comme brouillon et ouvre son Aperçu.
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Conseil : Utilisez « Ajouter un participant » pour une personne qui n’est pas encore rattachée à l’entité. Elle est aussi ajoutée à votre registre des membres.
Ajouter les documents du conseil et rédiger l’ordre du jour
Téléversez les documents du conseil dans l’onglet Documents, depuis votre ordinateur, les documents statutaires de l’entité ou votre tableau de bord. Ouvrez ensuite Convocation et ordre du jour, puis choisissez « Générer à partir des documents ».
- La rédaction de l’ordre du jour ne lit que les fichiers traités. Attendez que chacun affiche « Prêt pour le chat ».
- La convocation à la réunion est rédigée en même temps que l’ordre du jour.
- Après la finalisation, l’organisateur peut choisir « Sceller et approuver » pour l’ordre du jour et la convocation, avec une signature dessinée à l’écran.
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Publier la convocation et les invitations
Ouvrez Publier. Vérifiez la liste de préparation, laissez l’ordre du jour et la convocation en pièces jointes, et décochez les personnes qui ne doivent pas encore recevoir d’e-mail. Choisissez ensuite « Publier et inviter ».
- Plus bas, choisissez Zoom ou Google Meet pour créer le lien automatiquement, ou collez tout autre lien de réunion.
- Les rappels par e-mail partent 1 jour, 1 heure, 30 et 15 minutes avant ; décochez ceux dont vous ne voulez pas.
- Chaque invitation contient le lien de connexion, l’ordre du jour et la convocation en PDF, ainsi qu’un fichier de calendrier.
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Conseil : Vous avez ajouté quelqu’un après la publication ? Utilisez « Envoyer les invitations ». Republier crée un nouveau lien de connexion.
Tenir la réunion avec le preneur de notes
Pour une réunion Zoom, Google Meet ou Teams publiée, le preneur de notes rejoint l’appel dès son début. Admettez-le depuis la salle d’attente. Vous vous réunissez dans une salle ? Choisissez « Enregistrer cette salle » dans l’onglet Preneur de notes et laissez la page ouverte.
- Toutes les personnes présentes doivent être informées que la réunion est enregistrée.
- À la fin, la transcription et les présences relevées sont classées dans l’onglet Procès-verbal.
- Indiquez qui était présent, absent ou représenté par procuration dans l’onglet Séance.
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Rédiger et approuver le procès-verbal
Dans l’onglet Procès-verbal, choisissez « Importer la transcription », ou téléversez un document, un enregistrement audio ou vidéo, ou la photo de notes manuscrites. « Continuer » en fait un projet que vous relisez.
- Vérifiez la liste des présences avant d’approuver.
- « Approuver et sceller » passe le procès-verbal en lecture seule et le classe dans le registre des procès-verbaux.
- « Desceller » le rouvre en brouillon ; l’action est consignée.
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Adopter les résolutions et tenir le registre des procès-verbaux
Ouvrez Résolutions et choisissez « Rédiger une résolution », pour l’ensemble de l’ordre du jour ou une par point. Relisez-la, finalisez-la et envoyez-la pour signature électronique.
- Seules les résolutions à l’état de brouillon peuvent être modifiées ; le texte finalisé est verrouillé.
- Lorsque le dernier signataire a signé, le statut passe à « Terminé » et la résolution est classée dans le registre des procès-verbaux.
- Lancez un examen de conformité de la convocation, de l’ordre du jour et des résolutions avant la réunion.
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Étape 01 / 06
Tout ce que Réunions sait faire
Les briques qui composent la visite guidée, et ce que chacune vous apporte.
Un projet à chaque étape
L’ordre du jour, la convocation, le procès-verbal et chaque résolution partent d’un projet établi à partir de vos documents du conseil et de la transcription. Modifiez-le, affinez-le par des instructions, puis finalisez-le.
Liens de visioconférence et rappels
Publiez avec un lien Zoom ou Google Meet créé automatiquement, ou collez-en un autre. Les invitations contiennent l’ordre du jour, la convocation et un fichier de calendrier ; les rappels suivent par e-mail.
Un preneur de notes dans l’appel ou dans la salle
Il rejoint l’appel ou enregistre la salle, note qui était présent et ce qui a été dit, et classe la transcription dans Procès-verbal.
Présences et procurations
Indiquez pour chaque personne si elle est présente, absente ou représentée par procuration, et classez la procuration signée avec la réunion.
Résolutions avec signature électronique
Rédigez une résolution pour l’ensemble de l’ordre du jour ou une par point, finalisez-la et envoyez-la pour signature, dans un ordre défini ou à tous en même temps.
Examen de conformité du dossier
Vérifiez la convocation, l’ordre du jour et les résolutions au regard des statuts de l’entité et du droit applicable. Cet examen ne constitue ni un conseil juridique ni une autorisation réglementaire.
Registre des procès-verbaux scellé
Les procès-verbaux approuvés et les résolutions dûment signées sont classés automatiquement pour chaque entité, scellés et en lecture seule.
Interrogez les documents de la réunion
L’onglet Discussion répond aux questions à partir des documents classés avec la réunion, avec des sources que vous pouvez ouvrir.
Nos conseils pour bien l’utiliser
Attendez « Prêt pour le chat »
La rédaction de l’ordre du jour et le chat ne lisent que les fichiers traités. Si un fichier affiche « Erreur », choisissez « Réessayer » sur ce fichier dans l’onglet Documents.
Choisissez les participants avant de créer la réunion
Si vous laissez la liste des participants vide, toutes les personnes rattachées à l’entité sont ajoutées. Ajustez la liste dans l’onglet Participants.
Renvoyez plutôt que republier
Utilisez « Envoyer les invitations » pour les ajouts tardifs. Republier crée un nouveau lien de connexion pour tout le monde.
Scellez l’ordre du jour et la convocation séparément
Seul l’organisateur peut choisir « Sceller et approuver », et chaque document est scellé séparément. Le scellement verrouille le texte ; la copie signée est le PDF.
Deux listes de présence
La liste de l’onglet Séance et la feuille de présence du procès-verbal sont distinctes. Ce que relève le preneur de notes va dans le procès-verbal : vérifiez donc les deux.
Laissez la page ouverte dans une salle
« Enregistrer cette salle » utilise le micro de l’appareil. Fermer la page arrête l’enregistrement.
Les statuts que vous verrez
Les tâches qui s’exécutent en arrière-plan indiquent toujours où elles en sont. Voici ce que signifie chaque libellé.
- BrouillonCréée mais pas encore publiée. Aucune invitation n’est encore partie.
- PlanifiéePubliée : invitations envoyées, lien de connexion et rappels en place.
- En coursLe preneur de notes a commencé l’enregistrement. Statut défini automatiquement.
- TerminéeL’enregistrement est terminé et la transcription se trouve dans l’onglet Procès-verbal.
- AnnuléeStatut défini avec « Annuler la réunion » dans l’Aperçu. La réunion est conservée ; enregistrer une modification la réactive.
- En cours de traitementUn document du conseil est encore en cours de lecture. La rédaction de l’ordre du jour et le chat utilisent les fichiers marqués « Prêt pour le chat ».
Vos questions, nos réponses
Vous ne trouvez pas ce qu’il vous faut ? Notre équipe répond à chaque message.
Contacter le supportChaque participant dispose d’un accès « Aucun », « Lecture » ou « Modification » à l’ordre du jour, au procès-verbal et aux résolutions, défini dans l’onglet Participants. Les présidents, administrateurs, secrétaires et actionnaires commencent avec « Modification » ; les membres et les invités avec « Aucun ». Seul l’organisateur peut sceller les documents et renseigner la Séance.
Connectez Zoom ou Google Meet et un lien est créé lors de la publication. Pour tout autre outil (Webex, par exemple), choisissez « Autre (coller un lien) ». Le preneur de notes peut assister aux appels Zoom, Google Meet et Teams.
Pas automatiquement. L’onglet Séance indique combien d’administrateurs étaient présents, la convocation porte sa date d’émission, et l’examen de conformité vérifie le quorum, les délais de convocation et les majorités au regard des statuts de l’entité et de la loi.
Oui. « Importer un procès-verbal » accepte un document (Word, PDF, texte, RTF, ODT ou HTML), un enregistrement audio ou vidéo, ou la photo de notes manuscrites, et en tire le compte rendu.
Les résolutions dûment signées et les procès-verbaux approuvés de l’entité sélectionnée, classés automatiquement, scellés et en lecture seule. Rouvrir un procès-verbal approuvé le retire du registre jusqu’à sa nouvelle approbation.
Seulement si vous le choisissez. Après l’enregistrement d’une salle, vous pouvez nommer les intervenants et cocher « Mémoriser cette voix », uniquement si toutes les personnes concernées ont donné leur accord. Les voix enregistrées peuvent être supprimées à tout moment.
Pour aller plus loin
Fonctionnalités associées
- Où la trouver
- Menu du compte → Réunions