Gestion des entités
un registre pour chaque société
Tenez un registre des sociétés que vous gérez : informations, capital social, associés, administrateurs et organigramme de détention, avec les documents de chaque société classés automatiquement par type et date d’expiration.
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Chapitres
À quoi sert Gestion des entités
La Gestion des entités est un registre unique des sociétés que vous gérez. Chaque société dispose d’un profil réunissant ses informations, son capital social, ses associés, ses dirigeants et un organigramme de détention, ainsi que d’une bibliothèque de documents que LinkinLegal lit pour vous et d’une discussion qui répond à vos questions à partir de ces documents.
Pour qui
Directions juridiques et secrétariat juridique
Un seul endroit pour les informations, la table de capitalisation, le conseil et les documents statutaires de chaque entité.
Cabinets d’avocats gérant les entités de leurs clients
Un profil et une bibliothèque de documents pour chaque société cliente, avec des groupes pour les sociétés liées.
Les problèmes résolus
Des données de sociétés éparpillées dans des tableurs
Conservez les informations d’immatriculation, le capital social, les associés et les dirigeants dans un profil par société, et reprenez un registre existant à partir d’un seul modèle Excel.
Une détention difficile à visualiser
Le schéma « Structure de la société » remonte la chaîne de détention à travers les associés personnes morales jusqu’aux personnes physiques, avec le pourcentage direct sur chaque lien.
Des documents statutaires que personne n’a le temps de lire
Importez une fois pour toutes licences, statuts, baux et résolutions. Chaque fichier est classé par type et daté, les dates d’expiration ressortent en couleur, et vous pouvez interroger l’ensemble de la bibliothèque.
Comment utiliser Gestion des entités
Chaque étape montre l’écran réel. Survolez un repère numéroté, ou la note correspondante, pour voir à quoi sert chaque commande.
Ouvrez votre registre des sociétés
Ouvrez le menu du compte et choisissez « Gestion des entités ». L’onglet « Sociétés » liste chaque personne morale et chaque personne physique que vous gérez, sous forme de cartes ou de tableau.
- La recherche se lance quand vous appuyez sur Entrée et porte sur les noms de sociétés.
- Cliquez sur une carte pour ouvrir la société ; survolez-la pour la modifier ou la supprimer.
- Votre recherche, votre filtre et votre affichage sont conservés dans l’adresse : vous pouvez partager le lien.
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Ajoutez des sociétés, une par une ou en masse
Cliquez sur « Ajouter une société » pour créer un profil. Seul le nom est obligatoire. Pour reprendre un registre existant, cliquez sur « Import groupé », téléchargez le modèle Excel, remplissez-le et importez-le.
- Chaque nouvelle personne morale reçoit automatiquement un dossier « Documents statutaires ».
- Dans le modèle, utilisez une ligne par associé et répétez les informations de la société sur chaque ligne.
- Les dirigeants vont dans une feuille nommée exactement « Directors ».
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Conseil : Écrivez les pays et les États en toutes lettres, comme dans la feuille « Country and city » du modèle : « United Arab Emirates », et non « UAE ».
Importez les documents de la société
Ouvrez la société et allez dans « Documents ». Importez vos fichiers dans le dossier « Documents statutaires » : LinkinLegal lit chacun d’eux pour ajouter son type de document, ses dates clés et ses parties.
- PDF et Word (.docx) uniquement. Importez des fichiers isolés ou un dossier entier.
- Les pastilles d’expiration passent à l’orange dans les 90 jours qui précèdent l’expiration, puis au rouge une fois le document expiré.
- Cliquez sur ⓘ à côté d’un fichier pour vérifier les informations lues, et sur « Modifier les détails » pour les corriger.
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Conseil : Les pastilles d’expiration ne sont qu’un repère visuel. Aucun rappel n’est envoyé par e-mail. Pour obtenir une liste rapide, demandez dans « Discussion » : « Quels documents expirent dans les 90 prochains jours ? »
Remplissez le profil à partir de ces documents
Cliquez sur « Modifier la société », puis sur « Remplir à partir des documents ». Les informations et les associés trouvés dans les documents statutaires traités sont copiés dans les champs vides. Vérifiez-les et cliquez sur « Mettre à jour ».
- Les champs que vous avez déjà remplis ne sont jamais écrasés.
- Les associés absents de votre registre vous sont proposés dans « Ajouter de nouveaux associés ? ». Choisissez « Créer et ajouter ».
- Maintenez la participation totale à 100 % ou moins ; au-delà, « Mettre à jour » est désactivé.
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Suivez l’organigramme de détention
Faites défiler la page de la société jusqu’à « Structure de la société ». Le schéma part de cette société et remonte chaque associé personne morale jusqu’aux personnes physiques, en indiquant sur chaque lien le pourcentage de détention directe.
- Les sociétés dans lesquelles celle-ci détient des parts sont représentées du côté opposé.
- Une détention circulaire apparaît sous la forme d’un lien rouge.
- Faites glisser les blocs pour organiser l’affichage. Leurs positions ne sont pas enregistrées.
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Conseil : Le schéma n’affiche que les participations directes. Pour une participation indirecte, multipliez les pourcentages le long de la chaîne : les 60 % de Falcon Holdings détenus par Amira Haddad × les 100 % de Falcon Trading détenus par Falcon Holdings = 60 %.
Interrogez les documents de la société
Cliquez sur « Discussion » dans la page de la société ou dans sa barre latérale, et posez votre question en langage courant. Alaya recherche dans les documents de la société et répond en indiquant la page et le document à l’appui de chaque point.
- Chaque question ouvre une conversation qui porte son nom.
- Ajoutez des fichiers de votre propre tableau de bord, ou activez « Web », pour aller au-delà des documents de la société.
- Copiez une réponse, téléchargez-la au format Word ou exportez toute la conversation.
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Conseil : La discussion lit les documents, pas les champs du profil. Si les associés n’ont été saisis que dans le profil, importez les statuts pour que la discussion puisse les voir.
Étape 01 / 06
Tout ce que Gestion des entités sait faire
Les briques qui composent la visite guidée, et ce que chacune vous apporte.
Un profil par société
Informations, capital social, associés, dirigeants et documents pour chaque entité, avec les informations clés résumées en haut.
Organigramme de détention
Remonte la chaîne de détention à travers les associés personnes morales jusqu’aux personnes physiques au sommet, avec le pourcentage direct sur chaque lien.
Des documents lus pour vous
Chaque fichier importé est classé dans l’un des 23 types, avec ses dates d’émission, d’entrée en vigueur et d’expiration, ses parties et ses numéros de référence.
Remplir à partir des documents
Copie les informations de la société et les associés des documents statutaires dans les champs vides, pour que vous les vérifiiez et les enregistriez.
Une discussion avec citations
Interrogez les documents d’une société et obtenez des réponses qui indiquent la page et le document à l’appui de chaque point.
Extraction des termes clés
Cochez jusqu’à 10 documents et extrayez les termes dont vous avez besoin (dates de renouvellement, parties, montants) dans un seul tableau.
Groupes
Rassemblez des sociétés liées dans un groupe pour parcourir tous leurs documents et y rechercher au même endroit.
Import et export Excel
Importez des sociétés, des associés et des dirigeants depuis le modèle, et exportez les informations de n’importe quelle société vers Excel.
Nos conseils pour bien l’utiliser
Appuyez sur Entrée pour rechercher
La recherche de sociétés se lance quand vous appuyez sur Entrée, et non pendant la saisie ; elle porte sur les noms de sociétés.
Ajoutez des personnes via les associés
« Ajouter une société » crée toujours une personne morale. Pour ajouter une personne, utilisez « Nouvel associé » dans l’onglet « Associés » et choisissez « Personne physique ».
Gardez les documents statutaires dans leur dossier
« Remplir à partir des documents » ne lit que les fichiers traités du dossier « Documents statutaires » et ne remplit que les champs vides. Attendez d’abord la coche verte.
Suivez le modèle à la lettre
Importez le modèle au format .xlsx, prévoyez au moins une ligne d’associé par société et utilisez des noms qui ne figurent pas déjà dans votre registre.
Un dirigeant appartient à une seule société
Les dirigeants sont saisis pour chaque société. Une personne qui siège dans trois conseils apparaît séparément sous chacun d’eux.
Revenez par le menu du compte
Les pages des sociétés n’ont pas de lien de retour vers la liste. Choisissez « Gestion des entités » dans le menu du compte pour revenir à toutes les sociétés.
Les statuts que vous verrez
Les tâches qui s’exécutent en arrière-plan indiquent toujours où elles en sont. Voici ce que signifie chaque libellé.
- Traitement du document…Le fichier est en cours de lecture. Son type, ses dates et sa pastille d’expiration apparaissent une fois la lecture terminée.
- TraitéLe fichier a été lu et peut être utilisé par la discussion, l’extraction et « Remplir à partir des documents ».
- Aucun texte lisible trouvé dans ce documentRien n’a pu être lu dans le fichier : la discussion ne peut donc pas l’utiliser. Essayez d’importer une copie plus nette.
- Échec du traitementSurvolez l’icône rouge pour en connaître la raison, puis supprimez le fichier et importez-le à nouveau.
- Lecture des documents…« Remplir à partir des documents » lit le dossier « Documents statutaires ». Vérifiez ce qui est rempli, puis cliquez sur « Mettre à jour ».
Vos questions, nos réponses
Vous ne trouvez pas ce qu’il vous faut ? Notre équipe répond à chaque message.
Contacter le supportOui. Cliquez sur « Import groupé », téléchargez le modèle Excel et remplissez la feuille Companies (une ligne par associé) ainsi que la feuille Directors, puis importez-le. Les noms de pays et d’États doivent correspondre exactement à la liste de référence du modèle.
Non. Il remonte la chaîne de détention à travers les associés personnes morales jusqu’aux personnes physiques et indique sur chaque lien le pourcentage direct. Pour connaître une participation indirecte, multipliez les pourcentages le long de la chaîne.
Pas depuis « Documents ». Les pastilles d’expiration passent à l’orange dans les 90 jours et au rouge une fois le document expiré, mais aucun rappel n’est envoyé par e-mail. Les rappels d’échéance par e-mail font partie du Suivi de la conformité.
Des fichiers PDF et Word (.docx), un par un ou sous forme de dossier entier. Chacun est lu automatiquement, PDF numérisés compris, et classé dans l’un des 23 types de documents.
Oui. Le propriétaire de l’espace de travail peut donner aux membres un accès en lecture seule à la Gestion des entités. Ils voient un badge « Lecture seule », peuvent parcourir les sociétés et utiliser la discussion, mais ne peuvent ni ajouter ni modifier de sociétés.
Non. La discussion répond à partir des documents de la société, ainsi que des fichiers du tableau de bord ou du web si vous les ajoutez. Les champs du profil ne sont pris en compte que lorsqu’un document les mentionne.
Pour aller plus loin
Fonctionnalités associées
- Où la trouver
- Menu du compte → Gestion des entités