Extractions
des documents en entrée, un tableau en sortie
Choisissez jusqu’à dix documents et les termes qui vous intéressent. LinkinLegal lit chacun d’eux et remplit un tableau, chaque valeur étant étayée par une citation que vous retrouvez dans le document.
Appuyez sur lecture pour commencer · Espace met en pause · ← → recule ou avance de 5 secondes · C affiche ou masque les sous-titres
Chapitres
À quoi sert Extractions
Extractions transforme un ensemble de documents en un seul tableau : chaque document devient une ligne et chaque terme clé une colonne. Chaque valeur est citée du document lui-même, pour que vous puissiez la vérifier en un clic, et le tableau terminé s’exporte au format CSV.
Pour qui
Directions juridiques
Passer en revue un portefeuille de baux, d’accords de confidentialité ou de contrats fournisseurs pour en relever les dates, les montants et les obligations.
Secrétaires généraux et gestionnaires d’entités
Extraire les termes clés des documents d’une société ou d’un groupe, directement depuis Gestion des entités.
Les problèmes résolus
Dix baux, une seule question
Retrouvez d’un coup toutes les dates d’échéance, tous les loyers et toutes les options de renouvellement au lieu d’ouvrir chaque fichier tour à tour.
Des synthèses invérifiables
Les valeurs sont citées, jamais déduites. Afficher dans le document ouvre le fichier au passage dont provient chaque valeur.
Ressaisir les termes dans des tableurs
Exportez le tableau terminé au format CSV et poursuivez dans Excel ou Google Sheets.
Comment utiliser Extractions
Chaque étape montre l’écran réel. Survolez un repère numéroté, ou la note correspondante, pour voir à quoi sert chaque commande.
Sélectionner les documents
Ouvrez le Coffre-fort depuis le menu de votre compte et allez dans le dossier qui contient vos documents. Cochez jusqu’à dix fichiers : la barre d’outils affiche alors les actions sur la sélection. Cliquez ensuite sur Extraire.
- Vous travaillez dans Gestion des entités ? Cochez des fichiers dans les Documents d’une société ou d’un groupe et choisissez Extraire (N).
- Utilisez des documents contenant du vrai texte. Les images et les PDF numérisés ne peuvent pas être lus.
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Choisir un type de document
Dans Extraire les termes clés, ouvrez Type de document et choisissez le type de document que vous examinez. Ses colonnes prédéfinies se chargent en dessous, prêtes à être modifiées. Ou choisissez Colonnes personnalisées pour partir d’une liste vide.
- La liste des types de documents est tenue à jour par LinkinLegal.
- Chaque document sélectionné devient une ligne, et chaque colonne un terme à rechercher.
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Ajuster les colonnes
Chaque colonne correspond à un terme à trouver dans chaque document. Renommez une colonne en modifiant son champ, supprimez-la avec ×, ou saisissez-en une nouvelle et appuyez sur Entrée. Cliquez ensuite sur Extraire.
- Jusqu’à 25 colonnes par tableau, avec des noms de 80 caractères au maximum.
- Les valeurs sont citées du document. Un tiret signifie que le document ne mentionne pas ce terme.
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Conseil : Changer de Type de document remplace la liste des colonnes, modifications comprises. Choisissez d’abord le type, puis renommez ou ajoutez des colonnes.
Examiner le tableau
Chaque document est une ligne qui se remplit à mesure qu’il est lu. Cliquez sur une cellule, ou déplacez-vous avec les touches fléchées, pour voir sa valeur complète dans la barre au-dessus de la grille.
- Les barres grises signalent les valeurs encore en cours de lecture.
- Cliquez sur un en-tête pour trier de A à Z, puis de Z à A, puis revenir à l’ordre initial. Les dates sont triées comme des dates et les montants comme des nombres.
- Le bouton de renvoi à la ligne affiche les valeurs longues en entier.
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Vérifier une valeur dans le document
Survolez une valeur et cliquez sur la loupe (Afficher dans le document). Le document s’ouvre avec le texte cité surligné ; choisissez un autre champ à droite pour y accéder.
- Chaque valeur est enregistrée avec une courte citation du document. Rien n’est déduit.
- Survolez le nom d’un document dans la grille et cliquez sur ↗ pour ouvrir le fichier dans un nouvel onglet.
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Retrouver, renommer ou supprimer des extractions
Chaque extraction est enregistrée. Ouvrez Extractions depuis la barre d’outils du Coffre-fort pour les voir toutes, avec la provenance de leurs documents et leur statut ; la barre latérale d’une société ou d’un groupe ne liste que les extractions de cette entité. Cliquez sur une ligne pour rouvrir son tableau.
- Supprimer une extraction ne supprime que le tableau ; vos documents restent dans vos fichiers.
- Lancer une extraction vous amène au Coffre-fort ou à Sociétés pour choisir des documents.
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Étape 01 / 06
Tout ce que Extractions sait faire
Les briques qui composent la visite guidée, et ce que chacune vous apporte.
Un tableau à partir de vos documents
Chaque document devient une ligne et chaque terme clé une colonne : dix baux ou accords de confidentialité se comparent d’un coup d’œil au lieu d’être ouverts un par un.
Cité, jamais deviné
Chaque valeur est un extrait du document. Afficher dans le document ouvre le fichier avec la citation surlignée.
Colonnes prédéfinies ou personnalisées
Partez des colonnes prédéfinies d’un type de document, puis renommez-les, supprimez-les ou ajoutez les vôtres, jusqu’à 25.
Un examen façon tableur
Une colonne de documents figée, la navigation aux touches fléchées, un inspecteur de cellule, le renvoi à la ligne et un tri qui comprend les dates et les montants.
Export au format CSV
Téléchargez le tableau dans l’ordre de tri actuel, prêt pour Excel ou Google Sheets.
Depuis le Coffre-fort ou Gestion des entités
Partez de fichiers du Coffre-fort, des Documents d’une société ou des Documents d’un groupe.
Ne relancer que ce qui a échoué
Réessayer ne relance que les documents en échec ou bloqués, et conserve le reste du tableau.
Chaque extraction conservée
La page Extractions liste vos extractions avec leur source, leur progression et leur statut. Renommez ou supprimez celles que vous voulez.
Nos conseils pour bien l’utiliser
Utilisez des documents contenant du vrai texte
Les images et les PDF numérisés ne peuvent pas être lus. Dans la mesure du possible, partez du fichier Word d’origine ou d’un PDF textuel.
Choisissez d’abord le type de document
Changer de Type de document remplace les colonnes, y compris celles que vous avez modifiées. Choisissez le type, puis renommez ou ajoutez des colonnes.
Survolez un en-tête pour lire son indication
Les colonnes prédéfinies comportent une courte description de ce qui est recherché. Survolez l’en-tête de la colonne pour la lire.
Ouvrez le CSV en UTF-8
Pour conserver intacts les textes en arabe ou les caractères accentués dans Excel, utilisez Données → À partir d’un fichier texte/CSV et choisissez UTF-8 au lieu de double-cliquer sur le fichier.
Laissez les fichiers sources en place
Si vous supprimez un document, Ouvrir et Afficher dans le document ne fonctionnent plus pour lui dans les anciens tableaux, et Réessayer signale qu’il n’est plus disponible.
Inutile d’attendre la fin du traitement
Vous pouvez extraire les données d’un fichier pendant que le Coffre-fort l’affiche encore comme En cours de traitement.
Les statuts que vous verrez
Les tâches qui s’exécutent en arrière-plan indiquent toujours où elles en sont. Voici ce que signifie chaque libellé.
- 2 documents sur 5Lecture en cours. Les cellules se remplissent à mesure que chaque document est terminé.
- PrêteTous les documents ont été lus et le tableau est complet.
- 1 sur 4 n’a pas pu être luCertains documents ont échoué. Ouvrez le tableau pour en voir la raison, et utilisez Réessayer si une nouvelle tentative en vaut la peine.
- N’a pas pu être terminéeToute l’extraction a échoué. Ouvrez-la et cliquez sur Réessayer, ou lancez une nouvelle extraction.
- Lecture de ce document en cours.S’affiche dans l’inspecteur de cellule pour une ligne qui n’est pas encore terminée.
Vos questions, nos réponses
Vous ne trouvez pas ce qu’il vous faut ? Notre équipe répond à chaque message.
Contacter le supportLes documents PDF, Word, Excel, PowerPoint et texte brut de votre Coffre-fort, ou des Documents d’une société ou d’un groupe. Les images et les PDF numérisés sans texte lisible ne peuvent pas être lus.
1 à 10 documents et 1 à 25 colonnes par extraction. Les noms de colonnes peuvent compter jusqu’à 80 caractères, et le nom d’une extraction jusqu’à 120.
Non. Chaque valeur est un texte tiré du document et enregistré avec une courte citation, que vous retrouvez avec Afficher dans le document. Lorsqu’un document ne mentionne pas un terme, la cellule affiche un tiret.
La liste Type de document est tenue à jour par LinkinLegal. Vous pouvez toutefois ajouter, renommer et supprimer des colonnes pour n’importe quelle extraction, ou choisir Colonnes personnalisées et les rédiger toutes vous-même.
Sa ligne passe au rouge, et la raison s’affiche quand vous la sélectionnez. Réessayer ne relance que les lignes en échec. Le bouton apparaît aussi si une extraction n’a pas progressé depuis 15 minutes.
Cliquez sur Exporter pour télécharger un CSV dans l’ordre de tri actuel : une colonne Document suivie de vos colonnes. Les documents encore en attente ou en échec sont exportés sous forme de cellules vides.
Pour aller plus loin
Fonctionnalités associées
- Où la trouver
- Coffre-fort → sélectionner des fichiers → Extraire