Suivi de la conformité
chaque obligation, attribuée et respectée à temps
Alaya lit la licence et les documents statutaires d’une société et dresse la liste de ses obligations, chacune avec sa source, une échéance le cas échéant, un responsable et un emplacement pour les justificatifs.
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Chapitres
À quoi sert Suivi de la conformité
Le Suivi de la conformité transforme les documents d’une société en une liste de ce qu’elle doit faire. Alaya lit la licence, les statuts et le bail, recense les exigences propres à la juridiction et aux activités autorisées de la société, et explique chacune avec son échéance et sa source ; vous suivez ensuite statuts, responsables, preuves et rappels au même endroit.
Pour qui
Fondateurs et secrétariat juridique
Une liste claire de ce que chaque société doit faire, avant quelle date, et de ce qui est déjà fait.
Directions juridiques
Déléguez des exigences à des comptables, à des chargés des démarches administratives (PRO) ou à des conseils externes, et conservez les preuves au même endroit.
Les problèmes résolus
Des obligations que personne n’a consignées
Alaya lit votre licence et vos documents statutaires et recense les exigences applicables à votre localisation, à votre forme juridique et à vos activités, chacune en termes simples et avec sa source.
Des échéances qu’une seule personne a en tête
Attribuez à chaque exigence un responsable et un statut. Les responsables sont prévenus par e-mail lors de leur désignation, et des rappels partent 60, 30 et 7 jours avant chaque échéance.
Des preuves difficiles à retrouver
Joignez des preuves à chaque exigence, faites-les vérifier par Alaya et conservez l’historique de chaque changement de statut et de responsable.
Comment utiliser Suivi de la conformité
Chaque étape montre l’écran réel. Survolez un repère numéroté, ou la note correspondante, pour voir à quoi sert chaque commande.
Indiquez où la société exerce ses activités
Ouvrez la société depuis la Gestion des entités, choisissez « Conformité » dans sa barre latérale et cliquez sur « Commencer ». Confirmez le pays, l’émirat ou l’État, et la ville, puis choisissez la forme juridique.
- La localisation est reprise de la fiche de la société lorsque c’est possible.
- Choisissez « Autre » pour saisir une forme juridique absente de la liste.
- La conformité est disponible pour les personnes morales, pas pour les personnes physiques.
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Ajoutez et traitez ses documents
Ajoutez la licence commerciale, les statuts, le bail et les autres documents statutaires : téléversez de nouveaux fichiers ou ajoutez ceux déjà présents dans le dossier « Documents statutaires » de la société. Lancez ensuite leur traitement pour qu’Alaya puisse les lire.
- PDF ou Word (.docx), 25 Mo maximum chacun.
- Les fichiers téléversés ne sont lus qu’une fois que vous avez cliqué sur « Traiter les documents ».
- « Générer le rapport de conformité » devient disponible dès qu’au moins un document a été analysé.
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Confirmez les hypothèses d’Alaya
Si vos documents laissent un point dans l’ombre, Alaya vous interroge avant de finaliser le rapport. Choisissez une réponse sur chaque carte, puis cliquez sur « Confirmer et voir le rapport ».
- Chaque carte indique l’exigence concernée.
- Votre réponse fixe le statut initial de cette exigence.
- Il n’y a jamais plus de cinq questions, avec deux à quatre options chacune.
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Lisez votre tableau de bord de conformité
Le tableau de bord attribue un score à la société et liste chaque exigence avec son statut, son autorité, son échéance et son responsable. Cliquez sur une vignette ou une pastille pour filtrer, et basculez entre les vues Groupée, Tableau, Kanban et Chronologie.
- Le score rapporte les exigences conformes à l’ensemble des exigences applicables.
- Les échéances passent à l’orange dans les 45 jours et au rouge une fois dépassées.
- « Exporter en PDF » télécharge le rapport complet ; « Relancer le rapport » en génère un nouveau.
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Conseil : « Examiner maintenant » filtre sur les exigences non conformes. Utilisez la pastille « En retard » pour voir ce qui a dépassé son échéance.
Traitez chaque exigence
Ouvrez une exigence pour voir ce qu’elle signifie, d’où elle vient et ce qu’il faut faire. Désignez un responsable, joignez des preuves et mettez à jour le statut à mesure que le travail avance.
- Tant qu’une exigence n’est pas résolue, Alaya suggère jusqu’à six mesures correctives.
- Utilisez « Vérifier les preuves avec Alaya » pour les contrôler. Alaya suggère ; c’est vous qui décidez du statut.
- Chaque modification est consignée dans « Historique », avec son auteur et sa date.
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Donnez suite aux mises à jour réglementaires
Alaya recherche chaque jour les nouvelles règles qui touchent votre juridiction et vos activités autorisées. Lorsqu’elle en trouve une, un bandeau du tableau de bord renvoie ici. Ajoutez-la à votre rapport, prenez-en acte ou ignorez-la.
- Ajouter une mise à jour crée une exigence et recalcule le score.
- Les nouvelles mises à jour arrivent aussi dans un récapitulatif par e-mail.
- Les mises à jour ignorées restent sur la page, estompées.
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Étape 01 / 06
Tout ce que Suivi de la conformité sait faire
Les briques qui composent la visite guidée, et ce que chacune vous apporte.
Une liste d’exigences tirée de vos documents
Alaya lit la licence, les statuts et le bail, et recense les exigences propres à votre localisation, à votre forme juridique et à vos activités autorisées.
En termes simples, avec la source
Chaque exigence explique ce qu’elle signifie pour vous et cite le document, la loi ou la mise à jour dont elle découle.
Des responsables sans compte
Déléguez une exigence par e-mail à un comptable, à un chargé des démarches administratives (PRO) ou à un avocat. Il n’a pas besoin de compte LinkinLegal.
Rappels d’échéance
Des e-mails partent 60, 30 et 7 jours avant chaque échéance, puis lorsqu’elle est dépassée. Ils vous sont adressés, ainsi qu’au responsable.
Des preuves vérifiées par Alaya
Joignez une preuve : Alaya indique si elle satisfait l’exigence. C’est vous qui décidez du statut.
Veille réglementaire
Les nouvelles règles touchant votre juridiction et vos activités sont vérifiées chaque jour. Ajoutez-en une à votre rapport en un clic.
Quatre vues
Vues Groupée, Tableau, Kanban et Chronologie, avec des filtres pour chaque statut.
Rapport PDF
Exportez une synthèse pour la direction, les exigences par catégorie, un plan d’action et les prochaines échéances.
Nos conseils pour bien l’utiliser
Traitez avant de générer
Les documents ne sont lus qu’après un clic sur « Traiter les documents », et seuls les documents analysés comptent pour le rapport.
Alaya suggère, vous décidez
Les statuts ne changent que lorsque vous les définissez. Même après qu’Alaya a vérifié une preuve, c’est vous qui cliquez sur « Marquer comme conforme ».
« En retard » se définit tout seul
Une exigence passe au statut « En retard » lorsque son échéance est dépassée alors que son statut est « En cours » ou « Non conforme ». Vous ne pouvez pas choisir ce statut manuellement.
Vérifiez la source d’une échéance
Les dates d’échéance proviennent de vos documents et des règles, et ne peuvent pas être modifiées. Si l’une d’elles vous semble erronée, vérifiez la source citée.
Les rappels suivent les exigences ouvertes
Les e-mails de rappel ne concernent que les exigences datées dont le statut est « En cours » ou « Non conforme ». Désactivez-les pour une exigence avec sa cloche dans la vue Chronologie.
Deux fonctionnalités nommées Conformité
« Conformité » dans la navigation supérieure lance une analyse juridique ponctuelle. Le suivi d’une société se trouve dans la barre latérale de cette société.
Les statuts que vous verrez
Les tâches qui s’exécutent en arrière-plan indiquent toujours où elles en sont. Voici ce que signifie chaque libellé.
- ConformeVérifiée ou confirmée. Compte dans le score de conformité.
- En coursLe travail a commencé. Les rappels continuent jusqu’à sa résolution.
- En retardL’échéance est passée alors que l’exigence était encore ouverte. Défini automatiquement.
- Non conformeUne action est requise. Ces exigences apparaissent dans l’alerte du tableau de bord.
- Non applicableNe s’applique pas à cette société ; elle est donc exclue du score.
- Vérification…Alaya contrôle la preuve jointe. Son avis s’affiche sur le fichier une fois la vérification terminée.
Vos questions, nos réponses
Vous ne trouvez pas ce qu’il vous faut ? Notre équipe répond à chaque message.
Contacter le supportToute personne morale de la Gestion des entités, avec les formules qui incluent Conformité. Les personnes physiques, comme les associés, n’ont pas de page Conformité.
Non. Les responsables sont prévenus par e-mail lors de leur désignation et reçoivent les rappels d’échéance, mais ils ne peuvent rien modifier. Un seul responsable peut être désigné par exigence.
60, 30 et 7 jours avant la date d’échéance d’une exigence, puis une fois lorsqu’elle passe en retard. Ils vous sont adressés, ainsi qu’au responsable s’il y en a un. Ils concernent les exigences dont le statut est « En cours » ou « Non conforme » et dont les rappels sont activés.
C’est le nombre d’exigences conformes divisé par le nombre d’exigences applicables. Les éléments non applicables sont exclus. Par exemple, 5 sur 11 donne 45 %.
Alaya élabore un nouveau rapport à partir de vos documents et de votre localisation actuels. Les statuts, les preuves et les réglages de rappel sont reportés sur les exigences correspondantes.
Non. Il est généré à des fins de suivi interne uniquement. Faites-le vérifier par un conseil. Chaque exigence indique sa source pour que vous puissiez la contrôler.
Pour aller plus loin
Fonctionnalités associées
- Où la trouver
- Gestion des entités → une société → Conformité