Signature électronique
des résolutions signées, avec piste d’audit
Envoyez une résolution finalisée pour signature, dans l’ordre ou à tous en même temps. Les signataires n’ont besoin d’aucun compte, et chaque consultation et signature est consignée dans une piste d’audit infalsifiable.
Appuyez sur lecture pour commencer · Espace met en pause · ← → recule ou avance de 5 secondes · C affiche ou masque les sous-titres
Chapitres
À quoi sert Signature électronique
Les signatures électroniques vous permettent d’envoyer une résolution finalisée du conseil ou des actionnaires à ses signataires, depuis la réunion dont elle relève. Chaque signataire signe depuis un lien personnel sécurisé, et chaque consultation et signature est consignée dans une piste d’audit qui rend toute altération détectable.
Pour qui
Secrétaires de société
Envoyez les résolutions finalisées pour signature, suivez leur avancement et téléchargez la copie signée.
Administrateurs et actionnaires
Lisez la résolution et signez-la depuis un lien sécurisé. Aucun compte LinkinLegal n’est nécessaire.
Les problèmes résolus
Plus besoin de faire circuler le papier entre administrateurs
Les administrateurs signent depuis un lien reçu par e-mail, sur n’importe quel appareil, sans créer de compte, l’un après l’autre ou tous en même temps.
La preuve de qui a signé, et quand
Chaque consultation, signature et refus est enregistré avec l’heure et l’adresse IP, et le PDF signé comporte une page de signatures et une page d’audit.
Des résolutions signées, là où elles doivent être
Dès que le dernier signataire a signé, la résolution passe à « Terminé » et la copie signée est classée dans le registre des procès-verbaux de l’entité.
Comment utiliser Signature électronique
Chaque étape montre l’écran réel. Survolez un repère numéroté, ou la note correspondante, pour voir à quoi sert chaque commande.
Ouvrir une résolution finalisée
Allez dans Réunions, ouvrez la réunion et choisissez l’onglet Résolutions. Ouvrez la résolution. Une fois qu’elle est finalisée, « Envoyer pour signature » apparaît en haut du document.
- Encore à l’état de brouillon ? Relisez-la et choisissez d’abord « Confirmer et finaliser ».
- Le texte finalisé est verrouillé ; pour le modifier, supprimez la résolution et rédigez-la de nouveau.
- Il vous faut un accès en modification aux résolutions de la réunion pour les envoyer.
Sur cet écran
Choisir les signataires et l’ordre
Cochez les participants à la réunion qui doivent signer (les administrateurs et actionnaires sont cochés d’avance) et ajoutez toute autre personne par son nom et son e-mail. Choisissez ensuite « L’un après l’autre » ou « Tous en même temps ».
- Jusqu’à 50 signataires. Retirez une personne avec l’icône de corbeille.
- Les liens expirent au bout de 12 jours. « Envoyer des rappels » envoie chaque jour un rappel par e-mail à quiconque n’a pas encore signé.
- Chaque signataire reçoit, quand vient son tour, un e-mail avec un bouton « Vérifier et signer ».
Sur cet écran
Conseil : Avec « L’un après l’autre », les signataires suivants qui ouvrent leur e-mail trop tôt voient « En attente d’un signataire précédent » jusqu’à leur tour.
Les signataires relisent et signent
Chaque signataire ouvre le lien reçu par e-mail. Il lit la résolution, dessine, saisit ou téléverse une signature, accepte de signer électroniquement et choisit « Signer et envoyer ».
- Aucun compte LinkinLegal n’est nécessaire.
- Avant la première signature, un signataire peut choisir « Modifier le document » pour changer le texte.
- « Refuser de signer » consigne le refus, avec un motif facultatif, et vous en informe.
Sur cet écran
Conseil : Une signature saisie s’affiche à l’écran dans une police manuscrite ; le PDF signé imprime le nom saisi dans une police à empattements, en italique.
Suivre l’avancement depuis la résolution
Ouvrez la résolution pour suivre la demande. La carte « Demande de signature » affiche le statut de chaque signataire, et la piste d’audit liste chaque étape avec son heure et l’adresse IP.
- La page s’actualise toutes les 15 secondes ; « Actualiser les signatures » vérifie immédiatement.
- L’Aperçu de la réunion indique combien de signatures ont été recueillies.
- Pour retirer une demande, supprimez la résolution. Les signataires en attente ne peuvent alors plus signer.
Sur cet écran
Télécharger la copie signée
Après la dernière signature, la résolution passe à « Terminé ». « Copie signée » affiche le PDF signé, « Texte de la résolution » affiche le texte brut, et « Télécharger le PDF signé » enregistre la copie signée.
- La résolution signée est classée dans le registre des procès-verbaux de l’entité.
- Besoin d’un extrait certifié pour une banque ou un greffe ? Utilisez « Extrait de résolution » dans l’onglet Résolutions.
Sur cet écran
Étape 01 / 05
Tout ce que Signature électronique sait faire
Les briques qui composent la visite guidée, et ce que chacune vous apporte.
Signature depuis un lien sécurisé
Les signataires ouvrent un lien personnel reçu par e-mail et dessinent, saisissent ou téléversent une signature. Aucun compte LinkinLegal n’est nécessaire.
Dans l’ordre ou tous en même temps
Invitez les signataires l’un après l’autre dans l’ordre que vous fixez, ou tous en même temps.
Une piste d’audit qui révèle toute altération
Chaque événement de création, d’envoi, de consultation, de signature et d’achèvement avec son heure, ainsi que l’adresse IP de chaque consultation et signature.
Rappels quotidiens
Laissez « Envoyer des rappels » activé : quiconque n’a pas signé reçoit un e-mail chaque jour jusqu’à l’expiration du lien.
Modifications avant la première signature
Un signataire peut modifier le texte tant que personne n’a signé ; la version qu’il signe intègre la modification.
PDF signé
La copie signée comporte en plus une page de signatures et une page d’audit, et elle est classée dans le registre des procès-verbaux.
Refus motivé
Les signataires peuvent refuser et dire pourquoi. Vous en êtes informé, et la résolution peut être renvoyée.
Des signataires issus de la réunion
Les administrateurs et actionnaires sont présélectionnés parmi les participants à la réunion ; ajoutez toute autre personne par son nom et son e-mail.
Nos conseils pour bien l’utiliser
Arrêtez d’abord la formulation
Seules les résolutions à l’état de brouillon peuvent être modifiées. Après un refus ou une expiration, vous pouvez renvoyer la demande, mais pour changer le texte, il faut supprimer la résolution et la rédiger de nouveau.
Les rappels sont automatiques
Il n’y a pas de bouton de relance. Laissez « Envoyer des rappels » activé : les signataires qui n’ont pas signé reçoivent un e-mail chaque jour.
Retirer en supprimant
Supprimer une résolution en attente de signature annule sa demande ; les signataires voient alors qu’elle a été retirée.
Enregistrez les modifications avant de signer
Tant que « Modifier le document » est ouvert, « Signer et envoyer » est désactivé. Les signataires enregistrent ou annulent d’abord leurs modifications.
Des signatures téléversées légères
Utilisez un petit fichier PNG ou JPEG pour une signature téléversée. Les images volumineuses peuvent ne pas s’envoyer.
Les statuts que vous verrez
Les tâches qui s’exécutent en arrière-plan indiquent toujours où elles en sont. Voici ce que signifie chaque libellé.
- EnvoyéLe signataire a reçu son lien mais ne l’a pas encore ouvert.
- ConsultéLe signataire a ouvert la résolution mais ne l’a pas encore signée.
- SignéLa signature du signataire est enregistrée, avec l’heure et l’adresse IP.
- RefuséUn signataire a refusé. La résolution repasse à « Finalisé » pour que vous puissiez l’envoyer de nouveau.
- Expiré12 jours se sont écoulés avant que tout le monde ait signé. La résolution repasse à « Finalisé ».
- TerminéTout le monde a signé. Le PDF signé est prêt et classé dans le registre des procès-verbaux.
Vos questions, nos réponses
Vous ne trouvez pas ce qu’il vous faut ? Notre équipe répond à chaque message.
Contacter le supportNon. Chaque signataire reçoit un e-mail avec un bouton « Vérifier et signer » qui ouvre un lien personnel sécurisé. Il peut y lire, signer ou refuser.
Non. Dans LinkinLegal, les signatures électroniques servent aux résolutions de réunion : vous envoyez une résolution finalisée depuis Réunions → la réunion → Résolutions.
La création et l’envoi de la demande, puis le moment où chaque signataire l’a consultée, modifiée, signée ou refusée, avec son e-mail, l’heure et l’adresse IP. Le PDF signé comporte une page de signatures et une page d’audit.
Les liens de signature expirent 12 jours après l’envoi de la demande. Avec « Envoyer des rappels » activé, quiconque n’a pas signé reçoit un rappel quotidien jusque-là.
Le signataire peut indiquer un motif facultatif, et vous en êtes informé. La résolution repasse à « Finalisé » : vous pouvez donc l’envoyer de nouveau pour signature.
Oui, jusqu’à ce que la première signature soit apposée : il choisit « Modifier le document », effectue la modification et l’enregistre, et la version qu’il signe l’intègre. Après la première signature, le texte est verrouillé.
Pour aller plus loin
Fonctionnalités associées
- Où la trouver
- Réunions → une réunion → Résolutions → Envoyer pour signature